„Wo soll ich die Datei eigentlich speichern?“
Eine Frage, die in vielen Unternehmen wahrscheinlich häufiger gestellt wird, als man denkt. Gerade wenn sich über Jahre gewachsene Strukturen entwickelt haben, gibt es oft klassische Netzlaufwerke mit zahlreichen Ordnern und Unterordnern. Jeder kennt die Struktur, jeder weiß ungefähr, wo die wichtigsten Dateien liegen – und solange alles funktioniert, gibt es zunächst wenig Anlass, etwas daran zu ändern.
Gleichzeitig hat sich die Arbeitswelt verändert. Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, Teams sitzen an unterschiedlichen Standorten und Dokumente sollen gemeinsam bearbeitet werden. Microsoft 365 gehört in vielen Unternehmen längst zum Alltag und damit rückt auch SharePoint stärker in den Fokus.
Damit entsteht eine Frage, vor der viele Unternehmen irgendwann stehen: Braucht man ein klassisches Netzlaufwerk überhaupt noch oder kann SharePoint diese Aufgabe vollständig übernehmen?
Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Denn Netzlaufwerke und SharePoint verfolgen zwar ein ähnliches Ziel – Dateien zentral verfügbar zu machen –, unterscheiden sich aber deutlich darin, wie diese Dateien gespeichert, verwaltet und gemeinsam genutzt werden.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, welche Lösung grundsätzlich besser ist. Viel wichtiger ist: Welche Lösung passt zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens?
„Das liegt doch auf unserem Server.“ – Warum Netzlaufwerke so lange funktioniert haben
Das klassische Netzlaufwerk ist in vielen Unternehmen seit Jahren ein fester Bestandteil der IT-Infrastruktur.
Dateien liegen zentral auf einem Server oder NAS-System und werden über das Unternehmensnetzwerk bereitgestellt. Im Windows Explorer erscheinen die Laufwerke beispielsweise als „S:“ für Vertrieb, „F:“ für Finanzen oder „P:“ für Projekte. Die Struktur ist einfach nachvollziehbar und für Mitarbeiter vertraut.
Genau darin liegt eine der größten Stärken des Netzlaufwerks: Es verändert die gewohnte Arbeitsweise kaum.
Eine Datei wird geöffnet, bearbeitet und wieder gespeichert. Die Ordnerstruktur lässt sich individuell aufbauen und die Zugriffsrechte können zentral über die IT gesteuert werden.
Auch bei großen Dateien kann ein lokaler Dateiserver Vorteile bieten. Wenn beispielsweise umfangreiche CAD-Dateien, Videos oder andere große Projektdaten regelmäßig bearbeitet werden, kann die Geschwindigkeit im lokalen Netzwerk eine wichtige Rolle spielen.
Für bestimmte Szenarien ist ein klassisches Netzlaufwerk deshalb nach wie vor eine sinnvolle Lösung.
Die eigentliche Herausforderung beginnt oft erst beim mobilen Arbeiten
Was im Büro problemlos funktioniert, wird schwieriger, sobald Mitarbeiter nicht mehr ausschließlich im Unternehmensnetzwerk arbeiten.
Ein klassisches Netzlaufwerk befindet sich in der Regel innerhalb der eigenen Infrastruktur. Wer von unterwegs darauf zugreifen möchte, benötigt deshalb häufig zusätzliche technische Lösungen wie einen VPN-Zugang.
Das ist grundsätzlich kein Problem. Es bedeutet aber zusätzlichen Aufwand.
Die Mitarbeiter müssen sich beispielsweise zunächst mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden, bevor sie auf ihre Dateien zugreifen können. Gleichzeitig muss die IT dafür sorgen, dass Server, VPN, Firewall und weitere Komponenten zuverlässig funktionieren und sicher betrieben werden.
Je stärker Unternehmen auf mobiles Arbeiten, mehrere Standorte oder dezentrale Teams setzen, desto deutlicher wird deshalb eine Grenze klassischer Dateiserver: Die Daten sind zwar zentral gespeichert, aber nicht automatisch überall komfortabel verfügbar.
Hinzu kommt ein weiteres Thema, das viele Unternehmen kennen: die Zusammenarbeit an Dokumenten.
„Angebot_final_final_neu.docx“ – wenn Dateiversionen zum Problem werden
Ein Netzlaufwerk kann Dateien zentral bereitstellen. Es verhindert jedoch nicht automatisch, dass mehrere Mitarbeiter unterschiedliche Versionen derselben Datei erstellen.
Ein Mitarbeiter öffnet beispielsweise ein Angebot, bearbeitet es und speichert eine Kopie für einen Kollegen. Kurz darauf arbeitet eine zweite Person an einer anderen Version.
Und plötzlich liegen im Ordner Dateien wie:
- Angebot.docx
- Angebot_neu.docx
- Angebot_final.docx
- Angebot_final_neu.docx
- Angebot_final_final.docx
Was zunächst nach einer Kleinigkeit aussieht, kann im Arbeitsalltag schnell zu einem echten Problem werden.
Welche Version ist aktuell? Welche Änderungen wurden zuletzt vorgenommen? Wer hat die Datei bearbeitet? Und welche Version soll am Ende an den Kunden geschickt werden?
Genau an diesem Punkt setzt SharePoint an.
SharePoint ist mehr als ein Speicherort
SharePoint ist Bestandteil von Microsoft 365 und wurde nicht nur dafür entwickelt, Dateien irgendwo in der Cloud abzulegen.
Vielmehr verbindet SharePoint Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Zugriffssteuerung miteinander.
Dokumente können zentral gespeichert und von berechtigten Mitarbeitern über verschiedene Wege aufgerufen werden – beispielsweise über den Browser, Microsoft Teams oder den Windows Explorer.
Der entscheidende Unterschied liegt jedoch weniger darin, wo eine Datei gespeichert wird, sondern darin, wie mit ihr gearbeitet werden kann.
Mehrere Mitarbeiter können beispielsweise gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Änderungen werden automatisch gespeichert und über die Versionsverwaltung nachvollziehbar gemacht.
Dadurch verändert sich die Zusammenarbeit grundlegend.
Statt eine Datei per E-Mail weiterzugeben oder Kopien auf einem Netzlaufwerk anzulegen, können mehrere Personen mit derselben zentralen Datei arbeiten.
Warum SharePoint besonders bei verteilten Teams interessant ist
Für Unternehmen mit Homeoffice, mehreren Standorten oder regelmäßig reisenden Mitarbeitern kann SharePoint einen deutlichen Vorteil bieten.
Die Dokumente sind nicht mehr an den Zugriff auf das interne Unternehmensnetzwerk gebunden. Berechtigte Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros auf die benötigten Informationen zugreifen.
Das macht beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Verwaltung und Geschäftsführung einfacher. Ein Mitarbeiter kann ein Dokument im Büro beginnen, später im Homeoffice daran weiterarbeiten und anschließend gemeinsam mit einem Kollegen Änderungen vornehmen.
Auch Microsoft Teams spielt dabei eine wichtige Rolle.
Viele Unternehmen verwenden Teams heute als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. SharePoint bildet dabei im Hintergrund einen wichtigen Bestandteil der Dokumentenablage. Dateien, die innerhalb eines Teams geteilt werden, liegen nicht einfach in einem isolierten Ordner, sondern sind in die Microsoft-365-Umgebung eingebunden.
Dadurch können Kommunikation, Dokumente und Zusammenarbeit enger miteinander verbunden werden.
Versionsverwaltung statt Dateichaos
Ein weiterer großer Unterschied zeigt sich bei der Frage, was passiert, wenn ein Dokument verändert oder versehentlich überschrieben wurde.
Bei klassischen Netzlaufwerken hängt die Möglichkeit zur Wiederherstellung stark von der eingesetzten Server- und Backup-Lösung ab.
SharePoint bringt dagegen eine integrierte Versionsverwaltung mit. Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen und frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Das bedeutet nicht, dass dadurch ein Backup überflüssig wird. Die Versionsverwaltung erfüllt einen anderen Zweck.
Sie hilft vor allem dabei, Änderungen an Dokumenten nachzuvollziehen und ältere Versionen wiederherzustellen. Ein unabhängiges Backup verfolgt dagegen das Ziel, Daten auch bei größeren Verlustszenarien wiederherstellen zu können.
Gerade diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Unternehmen ihre Dokumentenstrategie modernisieren.
Wo ein Netzlaufwerk weiterhin sinnvoll sein kann
So interessant SharePoint für viele Unternehmen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass jedes Netzlaufwerk abgeschafft werden sollte.
Es gibt Anwendungen und Daten, bei denen eine lokale Speicherung weiterhin sinnvoll sein kann.
Ein Beispiel sind sehr große Dateien oder spezielle technische Anwendungen, die mit klassischen Dateifreigaben besser funktionieren. Auch bestimmte Softwarelösungen erwarten möglicherweise eine lokale Dateistruktur oder benötigen besondere Zugriffsmethoden.
Hinzu kommt die bestehende Infrastruktur.
In vielen Unternehmen sind über Jahre gewachsene Ordnerstrukturen entstanden. Darin befinden sich nicht nur aktuelle Dokumente, sondern auch Archive, alte Projekte und Daten, deren Bedeutung teilweise gar nicht mehr eindeutig ist.
Eine solche Struktur einfach nach SharePoint zu verschieben, löst das eigentliche Problem nicht.
Im Gegenteil: Aus einem unübersichtlichen Netzlaufwerk kann dadurch schnell eine ebenso unübersichtliche SharePoint-Umgebung werden.
Eine Migration ist deshalb mehr als ein Kopiervorgang
Wenn ein Unternehmen auf SharePoint umsteigen möchte, sollte zunächst betrachtet werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden und wie sie heute verwendet werden.
Welche Ordner werden täglich genutzt? Welche Daten sind veraltet? Welche Dokumente enthalten vertrauliche Informationen? Wer benötigt Zugriff? Welche Abteilungen arbeiten regelmäßig gemeinsam an Dateien?
Erst wenn diese Fragen geklärt sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Inhalte nach SharePoint gehören und welche Daten möglicherweise weiterhin lokal gespeichert werden sollten.
Dabei bietet sich häufig auch die Gelegenheit, bestehende Strukturen zu vereinfachen.
Denn eine moderne Plattform bringt wenig, wenn die alte Ordnerlogik einfach eins zu eins übernommen wird.
SharePoint und Netzlaufwerk müssen keine Gegenspieler sein
In der Praxis ist deshalb häufig nicht die Frage entscheidend, ob ein Unternehmen SharePoint oder Netzlaufwerke verwendet.
Viel sinnvoller ist die Frage: Welche Daten gehören wohin?
Ein Unternehmen könnte beispielsweise seine klassischen Office-Dokumente, Projektunterlagen und gemeinsam bearbeiteten Dateien in SharePoint verwalten. Technische Großdateien oder Daten spezieller Anwendungen bleiben dagegen auf einem lokalen Speicher.
Damit entsteht eine Kombination, bei der beide Lösungen dort eingesetzt werden, wo ihre jeweiligen Stärken liegen.
SharePoint kann dabei die Zusammenarbeit, den mobilen Zugriff und die Integration in Microsoft 365 übernehmen. Das Netzlaufwerk bleibt für bestimmte technische oder lokale Anforderungen bestehen.
Ein solches Modell kann gerade für kleinere und mittlere Unternehmen interessant sein, weil nicht jede bestehende Infrastruktur auf einmal ersetzt werden muss.
Wann lohnt sich der Blick auf SharePoint?
Besonders interessant wird SharePoint, wenn sich die Anforderungen an die Zusammenarbeit verändern.
Wenn Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice arbeiten, mehrere Standorte miteinander verbunden werden sollen oder Dokumente von verschiedenen Personen gemeinsam bearbeitet werden, kann SharePoint deutliche Vorteile bieten.
Auch Unternehmen, die bereits Microsoft 365 einsetzen, sollten prüfen, welche Möglichkeiten ihnen die Plattform bietet.
Denn häufig wird Microsoft 365 zunächst vor allem für Outlook, Teams und Office-Anwendungen eingesetzt, während SharePoint im Hintergrund kaum Beachtung findet.
Dabei kann gerade die Kombination der verschiedenen Microsoft-365-Dienste neue Möglichkeiten schaffen.
Dokumente können zentral verwaltet, gemeinsam bearbeitet und über Teams bereitgestellt werden. Prozesse lassen sich mit weiteren Microsoft-Diensten automatisieren und Informationen können über Suchfunktionen schneller gefunden werden.
Damit wird aus einer reinen Dateiablage zunehmend eine Plattform für die tägliche Zusammenarbeit.
Was bei der Entscheidung wirklich zählt
Die Entscheidung zwischen Netzlaufwerk und SharePoint sollte deshalb nicht allein nach dem Motto „alt gegen neu“ getroffen werden.
Entscheidend sind die tatsächlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen.
Wie groß sind die Dateien? Wie arbeiten die Mitarbeiter miteinander? Gibt es Homeoffice oder mehrere Standorte? Welche Anwendungen greifen auf die Dateien zu? Welche Anforderungen bestehen an Zugriffsrechte und Datenschutz? Und wie wichtig ist die Integration in Microsoft 365?
Erst aus diesen Anforderungen ergibt sich, welche Lösung sinnvoll ist.
Dabei kann auch eine Kombination die richtige Antwort sein.
Ein modernes IT-Konzept muss nicht zwangsläufig bedeuten, jede bestehende Technologie abzuschaffen. Viel wichtiger ist, für jeden Anwendungsfall die passende Lösung zu finden und die verschiedenen Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.
Fazit: Nicht entweder SharePoint oder Netzlaufwerk
Klassische Netzlaufwerke haben nach wie vor ihre Berechtigung. Sie sind vertraut, funktionieren zuverlässig und können insbesondere bei lokalen Anwendungen oder großen Dateien Vorteile bieten.
SharePoint geht dagegen deutlich über die klassische Dateifreigabe hinaus. Die Plattform verbindet Dokumentenverwaltung mit gemeinsamer Bearbeitung, Versionsverwaltung, mobilem Zugriff und der Integration in Microsoft 365.
Für viele Unternehmen kann deshalb der Umstieg auf SharePoint sinnvoll sein. Für andere bleibt das Netzlaufwerk für bestimmte Bereiche die bessere Lösung.
Entscheidend ist nicht, welche Technologie moderner klingt, sondern welche Lösung die Arbeitsweise des Unternehmens tatsächlich unterstützt.
In vielen Fällen liegt die passende Lösung deshalb nicht in einem klaren Entweder-oder, sondern in einer durchdachten Kombination.
Du bist dir nicht sicher, ob SharePoint, ein klassisches Netzlaufwerk oder eine Kombination aus beidem zu deinem Unternehmen passt? Sprich uns gerne an – gemeinsam schauen wir uns deine bestehende IT-Struktur an und finden heraus, welche Lösung für deine Anforderungen sinnvoll ist.