„Unsere Daten liegen doch in der Cloud.“
Microsoft 365 gehört heute für viele Unternehmen zum ganz normalen Arbeitsalltag. E-Mails werden über Exchange Online und Outlook verarbeitet, Dokumente liegen in OneDrive oder SharePoint und Microsoft Teams dient als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Damit befinden sich große Teile der Unternehmensdaten nicht mehr auf einem klassischen Server im eigenen Büro, sondern in der Cloud.
Für viele Unternehmen entsteht daraus ein naheliegender Gedanke: Wenn Microsoft die Infrastruktur betreibt und die Daten in professionellen Rechenzentren gespeichert werden, sind sie dann nicht automatisch ausreichend gesichert?
Genau hier liegt ein weit verbreitetes Missverständnis.
Microsoft 365 sorgt für eine hohe Verfügbarkeit der Dienste – ein vollständiges, unabhängiges Backup der Unternehmensdaten ist damit jedoch nicht automatisch gewährleistet.
Das bedeutet nicht, dass Microsoft keine Schutz- oder Wiederherstellungsfunktionen anbietet. Im Gegenteil: Microsoft 365 verfügt über verschiedene Mechanismen, mit denen Daten wiederhergestellt oder aufbewahrt werden können.
Ein klassisches Backup verfolgt jedoch ein anderes Ziel: Es soll eine unabhängige Kopie der Daten bereitstellen, die auch dann wiederhergestellt werden kann, wenn Daten im Produktivsystem verloren gehen oder beschädigt werden.
Verfügbarkeit und Datensicherung sind zwei unterschiedliche Dinge
Der wichtigste Unterschied lässt sich an einem einfachen Beispiel erklären.
Fällt ein Microsoft-Rechenzentrum aus, ist das nicht automatisch ein Problem für die Nutzer. Die Microsoft-Infrastruktur ist darauf ausgelegt, Ausfälle einzelner Komponenten oder Standorte abzufangen und die Dienste weiterhin bereitzustellen.
Das ist Verfügbarkeit.
Ein Backup verfolgt dagegen eine andere Fragestellung:
Was passiert, wenn die Daten selbst gelöscht, verändert oder beschädigt wurden?
Wenn ein Mitarbeiter versehentlich einen wichtigen Ordner löscht, ein Benutzerkonto kompromittiert wird oder Dateien durch einen Cyberangriff verändert werden, geht es nicht darum, ob Microsoft 365 grundsätzlich erreichbar ist.
Die Frage lautet dann: Welcher Datenstand kann wiederhergestellt werden?
Genau an diesem Punkt wird der Unterschied zwischen Cloud-Dienst und Backup besonders deutlich.
Was passiert, wenn wichtige Daten versehentlich gelöscht werden?
Ein versehentlich gelöschtes Dokument ist wahrscheinlich eines der häufigsten Szenarien im Unternehmensalltag.
Ein Mitarbeiter löscht beispielsweise einen Projektordner, weil er ihn nicht mehr benötigt. Einige Tage später stellt sich heraus, dass darin wichtige Unterlagen für einen Kunden gespeichert waren.
Zunächst scheint das Problem überschaubar. Gelöschte Dateien können über vorhandene Wiederherstellungsfunktionen unter bestimmten Voraussetzungen zurückgeholt werden.
Schwieriger wird es, wenn der Verlust nicht sofort bemerkt wird.
Bei einem Projekt, das nur selten benötigt wird, kann beispielsweise erst Monate später auffallen, dass wichtige Unterlagen fehlen. Zu diesem Zeitpunkt können vorhandene Wiederherstellungsfristen bereits abgelaufen sein.
Ein Backup mit entsprechend langer Aufbewahrungszeit bietet hier eine zusätzliche Möglichkeit, auf ältere Datenstände zurückzugreifen.
Dabei geht es nicht darum, die vorhandenen Funktionen von Microsoft 365 zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Auch das Ausscheiden von Mitarbeitern kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
Über die Jahre sammeln sich in Benutzerkonten zahlreiche Informationen: E-Mails, Kalender, Kontakte, Dokumente und andere Arbeitsunterlagen. Wird ein Benutzer nicht mehr benötigt, muss deshalb genau geprüft werden, welche Daten weiterhin benötigt werden und wie sie langfristig erhalten bleiben sollen.
Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter kurzfristig ausscheiden oder Konten aus organisatorischen Gründen gelöscht werden.
Ein professionelles Backup kann dabei helfen, die Daten unabhängig vom ursprünglichen Benutzerkonto aufzubewahren und bei Bedarf wiederherzustellen.
Gerade bei ehemaligen Mitarbeitern wird schnell deutlich, dass Unternehmensdaten nicht automatisch mit einem einzelnen Benutzerkonto verschwinden sollten.
Ransomware macht auch vor Microsoft 365 nicht halt
Besonders relevant wird das Thema bei Cyberangriffen.
Ransomware verschlüsselt oder verändert Daten, um Unternehmen den Zugriff darauf zu erschweren. Dabei muss ein Angriff nicht zwingend auf einen lokalen Fileserver beschränkt sein.
Auch Cloud-Daten können betroffen sein, beispielsweise wenn ein Benutzerkonto kompromittiert wurde und ein Angreifer darüber auf Dateien zugreift und diese verändert oder löscht.
Die Synchronisation von Daten sorgt dabei grundsätzlich für einen effizienten Arbeitsablauf. Änderungen werden automatisch zwischen verschiedenen Geräten und Diensten übernommen.
Genau diese Funktion kann im Fall eines Angriffs jedoch zum Problem werden.
Wenn beispielsweise zahlreiche Dateien verschlüsselt oder verändert werden, können diese Änderungen ebenfalls synchronisiert werden. Damit befinden sich möglicherweise nicht mehr die ursprünglichen, sondern die beschädigten Daten im aktuellen Datenbestand.
Versionshistorien und andere Wiederherstellungsfunktionen können in solchen Situationen hilfreich sein. Ein separates Backup bietet jedoch eine zusätzliche, unabhängige Wiederherstellungsmöglichkeit.
Auch Benutzerfehler können zum Datenverlust führen
Nicht jeder Datenverlust entsteht durch einen Cyberangriff.
Menschen machen Fehler – auch in der IT.
Ein Dokument wird versehentlich überschrieben, ein kompletter Ordner gelöscht oder eine wichtige Datei mit einer falschen Version ersetzt. Manchmal wird ein Fehler sofort bemerkt. Manchmal fällt er erst Wochen später auf.
Gerade bei solchen Szenarien zeigt sich der Unterschied zwischen Synchronisation und Backup besonders deutlich.
Eine Synchronisation sorgt dafür, dass der aktuelle Datenstand auf mehreren Geräten verfügbar ist.
Ein Backup soll dagegen ermöglichen, auf einen früheren Datenstand zurückzugreifen.
Das sind zwei unterschiedliche Aufgaben.
Warum Papierkorb und Versionsverlauf kein vollständiges Backup ersetzen
Microsoft 365 stellt verschiedene Funktionen zur Wiederherstellung und Aufbewahrung von Daten bereit. Dazu gehören beispielsweise Papierkörbe, Versionsverläufe und weitere Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsmechanismen.
Diese Funktionen sind wichtig und sollten auch genutzt werden.
Sie sind jedoch nicht automatisch mit einem unabhängigen Backup gleichzusetzen.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Art der Absicherung.
Ein Backup wird gezielt erstellt, um Daten über einen definierten Zeitraum unabhängig vom aktuellen Produktivbestand wiederherstellen zu können. Dabei können Unternehmen beispielsweise festlegen, wie häufig Sicherungen erfolgen und wie lange bestimmte Datenstände aufbewahrt werden.
Damit entsteht eine zusätzliche Schutzebene, die nicht ausschließlich von den Wiederherstellungsmöglichkeiten des Produktivsystems abhängig ist.
Welche Microsoft-365-Daten sollten gesichert werden?
Ein Backup-Konzept sollte nicht nur einzelne Dateien berücksichtigen.
Je nach Nutzung des Unternehmens können verschiedene Bereiche von Microsoft 365 relevant sein.
Dazu gehören beispielsweise E-Mails, Kalender und Kontakte aus Exchange Online sowie persönliche Dateien aus OneDrive.
Auch SharePoint spielt eine wichtige Rolle, da dort häufig gemeinsam genutzte Dokumente, Projektunterlagen und Teamdateien gespeichert werden.
Bei Microsoft Teams hängt der konkrete Sicherungsumfang von der verwendeten Konfiguration und Lösung ab. Deshalb sollte vor der Einführung einer Backup-Lösung genau geprüft werden, welche Daten tatsächlich gesichert werden und wie eine Wiederherstellung im Ernstfall funktioniert.
Entscheidend ist dabei nicht nur die Frage:
„Werden unsere Daten gesichert?“
Sondern auch:
„Welche Daten werden gesichert, wie lange bleiben sie erhalten und wie können wir sie im Ernstfall wiederherstellen?“
Die Verantwortung endet nicht bei Microsoft
Microsoft betreibt die Infrastruktur und stellt die Microsoft-365-Dienste bereit. Gleichzeitig bleibt das Unternehmen für den Umgang mit seinen eigenen Daten verantwortlich.
Dieses Prinzip wird häufig als Shared Responsibility Model bezeichnet.
Vereinfacht gesagt übernimmt Microsoft einen großen Teil der Verantwortung für die zugrunde liegende Plattform. Das Unternehmen selbst muss sich jedoch weiterhin um Themen wie Benutzerkonten, Berechtigungen, Datenverwaltung und – abhängig von den eigenen Anforderungen – eine geeignete Datensicherungsstrategie kümmern.
Genau deshalb setzen viele Unternehmen zusätzlich auf spezialisierte Microsoft-365-Backup-Lösungen.
Dabei geht es nicht darum, Microsoft zu misstrauen.
Es geht darum, eine zusätzliche Sicherheitsebene für die eigenen Unternehmensdaten zu schaffen.
Worauf sollte eine Microsoft-365-Backup-Lösung achten?
Nicht jede Backup-Lösung bietet denselben Funktionsumfang. Entscheidend ist deshalb nicht allein, ob ein Anbieter „Microsoft 365 Backup“ anbietet.
Wichtig sind unter anderem regelmäßige und automatisierte Sicherungen, eine ausreichende Aufbewahrungsdauer und die Möglichkeit, einzelne Dateien ebenso wie größere Datenbestände wiederherzustellen.
Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt eine wichtige Rolle. Im Ernstfall sollte schnell nachvollziehbar sein, welche Daten vorhanden sind und wie diese wiederhergestellt werden können.
Besonders wichtig ist außerdem die Unabhängigkeit vom Produktivsystem.
Denn genau darum geht es bei einem Backup: Wenn die ursprünglichen Daten nicht mehr zuverlässig verfügbar sind, muss es eine separate Möglichkeit geben, auf einen früheren Datenstand zurückzugreifen.
Drei häufige Irrtümer
„Unsere Daten liegen doch in der Cloud.“
Richtig. Die Cloud sorgt jedoch in erster Linie dafür, dass Anwendungen und Daten verfügbar sind. Das bedeutet nicht automatisch, dass jede versehentlich gelöschte oder beschädigte Datei unbegrenzt wiederhergestellt werden kann.
„Microsoft macht doch Backups.“
Microsoft bietet verschiedene Schutz-, Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsfunktionen. Diese sollte man nicht mit einem individuell geplanten, unabhängigen Backup-Konzept gleichsetzen.
„Wir hatten bisher noch keinen Datenverlust.“
Das ist natürlich positiv. Ein Backup wird jedoch nicht erstellt, weil bereits ein Datenverlust eingetreten ist.
Es wird erstellt, damit ein solcher Vorfall nicht zum größeren Problem wird.
Fazit: Microsoft 365 und Backup gehören zusammen
Microsoft 365 bietet Unternehmen eine leistungsfähige Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und die Speicherung von Daten. Die integrierten Schutz- und Wiederherstellungsfunktionen sind dabei ein wichtiger Bestandteil.
Sie ersetzen jedoch nicht automatisch eine eigenständige Backup-Strategie.
Versehentlich gelöschte Daten, Benutzerfehler, kompromittierte Konten oder Ransomware können dazu führen, dass wichtige Informationen verändert oder verloren gehen. Ein unabhängiges Backup schafft hier eine zusätzliche Sicherheitsebene und ermöglicht die Wiederherstellung älterer Datenstände.
Du nutzt Microsoft 365 und möchtest wissen, ob deine Unternehmensdaten im Ernstfall wirklich zuverlässig wiederhergestellt werden können?
Wir helfen dir dabei, deine bestehende Backup-Strategie zu überprüfen und eine Lösung zu finden, die zu deinem Unternehmen und deinen Anforderungen passt.